La présente politique s’applique aux renseignements personnels détenus ou contrôlés par NanoXplore, quel qu’en soit le format, notamment ceux recueillis au moyen de nos sites Web, communications, activités commerciales et interactions avec des clients, clients potentiels, investisseurs, visiteurs et autres personnes. Elle s’applique également lorsque des fournisseurs de services traitent des renseignements personnels pour notre compte. Cette politique destinée au public ne régit pas les renseignements concernant les employés ou le personnel des fournisseurs traités dans un contexte d’emploi ou de gestion des fournisseurs, lesquels sont couverts par les pratiques et avis internes de NanoXplore en matière de confidentialité. Les coordonnées professionnelles que la loi considère comme publiques peuvent être assujetties à des règles différentes.

Lorsqu’un consentement est requis, NanoXplore cherche à obtenir un consentement manifeste, libre, éclairé, spécifique et limité à la durée nécessaire aux fins énoncées. Toute demande écrite de consentement sera présentée distinctement de toute autre information. Un consentement exprès sera obtenu lorsque requis pour des renseignements personnels sensibles. Dans les autres cas, la loi applicable peut permettre le traitement sans consentement.

Au moment de la collecte ou avant celle-ci, nous indiquons les fins et les moyens de la collecte, les catégories de renseignements recueillis, les droits applicables, le caractère facultatif ou obligatoire de la fourniture des renseignements, les conséquences d’un refus ainsi que les tiers pertinents ou les lieux situés à l’extérieur du Québec, selon les exigences de la loi. La présente politique ne s’applique qu’aux sites Web et aux activités de NanoXplore; les sites de tiers accessibles par hyperlien sont régis par leurs propres politiques de confidentialité.

Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait du consentement n’a aucune incidence sur un traitement licite effectué antérieurement et peut limiter notre capacité à fournir certains produits ou services. Communiquez avec le Responsable de la protection des renseignements personnels pour exercer ce choix.

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à des fins déterminées, sérieuses et légitimes. Selon votre relation avec nous, cette collecte peut avoir lieu lorsque vous communiquez avec nous, demandez de l’information, utilisez nos sites Web, présentez une candidature, visitez nos locaux, participez à un événement ou interagissez autrement avec NanoXplore.

Les « renseignements personnels » désignent les renseignements qui concernent une personne physique et permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Certains renseignements peuvent être sensibles en raison de leur nature médicale, biométrique ou autrement intime, ou du contexte de leur utilisation ou de leur communication.

Les renseignements personnels peuvent comprendre des coordonnées et des renseignements d’identification; des coordonnées professionnelles et des renseignements de correspondance; des renseignements sur les transactions, les services et les relations; des renseignements sur le site Web et l’appareil, comme l’adresse IP, le navigateur, le système d’exploitation, les identifiants et les données d’activité; les préférences et les registres de consentement; les registres de sécurité et d’accès; ainsi que tout autre renseignement que vous choisissez de fournir.

Nous recueillons généralement les renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons également les recueillir auprès de représentants autorisés, de fournisseurs de services, de partenaires commerciaux, de sources accessibles au public ou d’autres tiers, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet. Si une autre personne nous fournit des renseignements à votre sujet, elle doit être autorisée à le faire.

Nos sites Web et services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’un enfant de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf si la loi le permet autrement.

NanoXplore peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• vous identifier comme utilisateur de notre site Web et comme client de nos magasins, le cas échéant;
• établir et maintenir notre relation d’affaires avec vous;
• vous fournir un service continu;
• améliorer nos produits et notre offre de services, y compris l’utilisation du présent site Web;
• communiquer avec vous lorsque vous soumettez des questions, des commentaires ou des suggestions;
• vous fournir des renseignements sur notre entreprise, nos produits et nos services susceptibles de vous intéresser;
• respecter nos obligations légales.

Nous pouvons également utiliser des renseignements dépersonnalisés ou agrégés à des fins d’analyse, de production de rapports, de recherche et d’amélioration des services lorsqu’ils ne permettent pas raisonnablement d’identifier une personne. Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à une nouvelle fin, sauf si cette fin est compatible avec la fin initiale, si un consentement est obtenu ou si la loi permet ou exige cette utilisation.

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans la mesure nécessaire aux fins déterminées, avec le consentement requis, ou lorsque la loi le permet ou l’exige. Les destinataires peuvent comprendre des sociétés affiliées, des conseillers professionnels, des fournisseurs de technologies et d’hébergement, des fournisseurs de services de paiement ou administratifs, des prestataires logistiques, des organismes de réglementation, des autorités policières et des parties à une opération commerciale envisagée ou réalisée.

Au sein de NanoXplore, l’accès est limité au personnel qui a besoin des renseignements pour exercer ses fonctions. Nous utilisons des mesures contractuelles et organisationnelles afin d’exiger que les fournisseurs de services protègent les renseignements personnels, limitent leur utilisation aux fins autorisées, signalent les incidents de confidentialité, collaborent au traitement des demandes d’exercice de droits et retournent ou détruisent les renseignements de façon sécuritaire lorsque cela est approprié.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de confier à une personne située à l’extérieur du Québec leur collecte, leur utilisation, leur communication ou leur conservation, NanoXplore effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité, des mesures de protection applicables et du cadre juridique dans le territoire de destination. Les transferts n’ont lieu que lorsque l’évaluation conclut à une protection adéquate et sont régis par une entente écrite lorsque requis.

Les renseignements personnels peuvent donc être traités ou conservés à l’extérieur du Québec ou du Canada, où ils peuvent être assujettis à des lois étrangères ainsi qu’à un accès licite par des tribunaux, des autorités gouvernementales ou des organismes d’application de la loi.

Dans tous les cas, nous nous efforçons de ne communiquer que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires dans les circonstances.

Lorsque vous utilisez nos sites Web, nos fournisseurs de services et nous pouvons recueillir automatiquement des renseignements techniques et d’utilisation, notamment l’adresse IP, le navigateur et le système d’exploitation, les identifiants d’appareil ou en ligne, les pages de provenance, les dates et heures d’accès ainsi que les pages ou contenus consultés ou téléchargés.

Nous utilisons des témoins et des technologies semblables nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de nos sites Web et, lorsque permis et avec tout consentement exigé par la loi, pour mémoriser les préférences, mesurer l’audience et la performance, personnaliser du contenu ou de la publicité, et identifier, localiser ou profiler les visiteurs. Le « profilage » désigne la collecte et l’utilisation de renseignements personnels afin d’évaluer certaines caractéristiques, notamment les préférences, les intérêts ou le comportement.

Toute technologie permettant d’identifier, de localiser ou de profiler les utilisateurs sera portée à leur connaissance au moment de son utilisation ou avant celle-ci, accompagnée de renseignements sur la manière de l’activer ou de la désactiver. Les paramètres de confidentialité des fonctions non essentielles sont réglés par défaut au niveau de confidentialité le plus élevé lorsque la loi l’exige. Vous pouvez gérer les témoins facultatifs au moyen des contrôles de consentement disponibles et des paramètres de votre navigateur; la désactivation de certaines technologies peut nuire à certaines fonctionnalités.

Des fournisseurs tiers d’analytique, de médias sociaux et de publicité peuvent installer ou lire leurs propres technologies. Leurs pratiques de traitement sont régies par leurs propres politiques de confidentialité et relatives aux témoins.

Sous réserve des exceptions applicables, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et aux renseignements sur la manière dont ils ont été traités; demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques; demander leur suppression lorsque la loi l’autorise; retirer votre consentement; obtenir de l’information et présenter des observations au sujet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé; demander la cessation de la diffusion, la désindexation ou la réindexation dans les circonstances prévues par la loi; et demander la portabilité des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Responsable de la protection des renseignements personnels

compliance@nanoxplore.ca

Les demandes doivent être présentées par écrit et contenir suffisamment de renseignements pour permettre la vérification de l’identité et le repérage des dossiers pertinents. Nous utilisons les renseignements d’identification uniquement à des fins de vérification et ne communiquerons aucun renseignement sans avoir adéquatement confirmé l’identité. Vous pouvez également communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question, préoccupation ou plainte concernant la présente politique ou nos pratiques de confidentialité.

NanoXplore répondra dans le délai prévu par la loi applicable, généralement 30 jours en vertu du droit québécois, sous réserve des prolongations permises. Si tout ou partie d’une demande est refusée, nous fournirons les motifs du refus et des renseignements sur les recours disponibles, conformément aux exigences applicables. Les personnes peuvent également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

Si NanoXplore utilise des renseignements personnels afin de prendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous en informerons la personne concernée au moment de la décision ou avant celle-ci et, sur demande, nous lui communiquerons les renseignements personnels utilisés, les principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision ainsi que son droit de faire rectifier les renseignements. La personne peut présenter des observations à une personne en mesure de réviser la décision.